2023年10月25日

通用合同管理系统设计方案一

作者 admin

通用合同管理系统设计方案(一)

前言:企业的生产经营离不开合同,合同的签订也离不开审核。 在没有审计的情况下谈论合同管理似乎是非常有缺陷的。 然而,在合同管理中,仅仅有合同审批流程图是不够的。 审计是全过程。 过程,而合同管理系统就是这个过程的结果。 如何设计一个通用的合同管理系统显得非常重要。 本文作者从合同管理系统的价值角度出发,总结了设计合同管理系统时需要注意的问题,分享给大家。

1、合同管理系统的使用价值

企业的生产经营离不开合同。 如何控制这些合同是每个公司都应该考虑的问题。 合同管理系统作为在线合同管理的基础,是企业信息化中不可避免的话题​​。 合同管理系统的价值包括:

1、规范管理

合同管理是企业管理阶段不可或缺的一部分。 在公司日常生产经营中,会签订各种合同,包括与经销商签订的供货合同、与员工签订的人事合同等。 、有与在线客服签订的销售合同等。

种类繁多,数量巨大(公司越大,合同种类和数量越多)。 每个合同都有不同的标准,不同的归档人员,以及如此多的人为因素管理方法。 合同难度有点高,合同管理系统让我们能够统一、规范管理这么多种类、数量的合同。

2、规范管理

契约是企业和管理的双重要求。 在公司运营过程中,合同的焦点是在不同的业务单位(当然,纸质文件一般由会计或行政部门或其他单位统一归档)。 如果没有统一的渠道提供所有合约管理,就会造成合约搜索和浏览的不稳定。 合同管理系统可以规范管理不同业务单位不同类型的合同。 共同提供统一的查询入口,方便合约搜索和浏览。

3、管理决策的支撑点

合同本身就是一份文件。 如果不是在线文档编辑器或者附件文档,这些文档本身并不能直接提供支持数据支持。 在合同管理系统中,我们需要首先获取合同的重要数据并放入合同管理系统中。

当合同数据全部录入合同管理系统后,可以对合同的各种数据进行分析,如合同金额、合同收付款、付款状态、付款计划等。根据业务需求,可以为业务提供全面的数据和决策支持。

合同管理对公司的价值不是一两句话就能解释清楚的。 我们需要明确的是:对于一个企业来说,合同管理是不可或缺的,而合同管理系统是合同管理的支撑点,是公司的信息化,要解决这个不可避免的话题​​,每个公司都应该设计或选择一套合同管理系统。适合自己公司的系统。

2.选择或设计合同管理系统,首先明确三点

1.范围:合同管理体系的先决条件

在设计合同管理系统之前,首先应进行内部调查,确定合同管理的范围。

公司的业务覆盖面比较广,不同的业务有不同的合同,比如人事合同、供货合同、销售合同等。确立了合同管理的范围后,我们应该根据当前的业务和情况来设计和构建我们的合同管理系统。管理需求。

但要小心:你不能只看现在。 合同管理是业务和管理方法之间的相互需要,并且这种需要会随着时间的变化而变化。 毕竟,一个公司想要发展,就会有更多的商业交易,而这些合伙企业中双方的利益和义务都是由合同来承诺的。

2、会计:合同管理的重点

更直接地说,合同管理实际上就是纸质合同的网上化。 合同的实际承诺内容无法通过系统直接管理,因此提供了更多的便利。 如果一定要找到一个焦点,那就是会计。 合同中承诺的财务信息包括合同金额、付款期限、计划付款时间和条件。 我们需要将这些信息分开,进行独立管理。

通过合同的财务报表,可以分析市场运行结果,制定后续计划,为公司资金配置提供支持。 不过需要注意的是,合同中不仅包含财务信息,还包含其他大家应该关注的信息,但重点只是财务信息。

3、表:合同管理使用价值体现

合同管理系统的目的不是把合同附件放到网上,而是为业务和管理层提供数据支持,方便业务和管理层做出管理决策。 显示这一点的最佳方式是“表格”。

基于合同类型的表格、基于合同状态的表格、基于合同金额的表格、基于付款计划的表格等,只有这些表格才能更好地体现合同管理系统的价值。

三、合同管理系统设计方案

在设计合同管理系统之前,我们首先要掌握合同。 我们可以将合同分为:合同基本信息、财务信息和合同附件。 在设计合同管理系统时,必须将合同的财务信息分为独立的管理方式,将合同的基本信息和合同的附件放在一起,按照合同的基本信息和财务信息一起呈现。关系。

一、合同内容

合同内容一般分为两部分,合同重要信息和合同正文信息。 合同文本可以是网上文本或附件; 重要信息包括:合同名称、合同编号、合同主体、合同内容签署人等,主要内容如下:

展示:

合同分类必须有两个方面,会计方面和业务方面。 业务方面根据企业实际情况划分,会计方面区分收支、付款和其他合同。 一般情况下,签字人不会超过四个,在提出设计方案时,会考虑签字人最多的情况。

2、财务信息

财务信息包括:合同金额和合同付款期限信息。 这里需要注意的重要一点是:有些合同没有财务信息,例如协议,但没关系,不影响。

展示:

合同中的付款信息不需要注明是收款还是付款,可以根据合同本身来确定。 合同名称是从合同数据库文件中选择的,不是文本字段名称。

3、信息关系

经过这样的设计,会计信息和基本信息是分离的,我们需要通过关联交易的付款期限将其与合同的基本信息关联起来。

三、结论

在设计合同管理系统时,需要设计一个通用的合同管理方案。 毕竟,合同管理系统管理的合同范围会根据业务和管理需求不断变化。 在深入了解合同后,我们将其分为两部分:基本信息和财务信息。 基础信息方便合同查找,财务信息方便合同支付监管。 业务和管理需求不断变化,我们的计划也在使用。

这次就这样了,下次再谈合同形式。

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