2023年11月16日

HR使用电子合同的5大难点及数字化升级方案

作者 admin

本文约3300字

阅读时间约9分钟

近两年来,HRSSC以平台化服务模式重塑企业管理。 电子合同作为一项引入企业的创新技术,支持了越来越多的HR实现线上办公。 然而,这只是迈向在线签名的第一步。 随着业务管理规模的扩大,需要HR支持的签约场景将更加复杂多样。

具体来说,在入境、转机、出境等环节会存在哪些细分问题? 此次我们对人事场景的5大功能进行了升级。

01

雇用

如何保证合同中的员工信息准确无误?

对于HR来说,人事信息的管理需要持续维护。 如果没有系统支持,仅依靠人工等离线方式,在标准化、准确性和效率上会遇到很多挑战:

1、招聘阶段:信息已经采集完毕,确认招聘后,员工需要对之前的信息进行补充修改,但仅限于缺乏直接在线采集渠道,员工手动填写,然后HR手动录入,这是费时费力的。

2.入职阶段:合同有很多内容需要填写。 HR在发起合同前需要批量审核或修改人事信息,比如修改入职日期等,如果直接在人事系统修改后再同步到签约平台,流程会比较长,而且要反复修改会增加操作的复杂度。

针对类似情况,上上签推出了【人员信息在线管理】解决方案,通过在线流程和工具对员工信息进行动态管理。

档案信息“在线收集确认”,一键生成员工待办事项

HR自建员工档案夹,在线管理员工学历、专业、年龄、薪资、工作经历等信息,通过H5即可完成首次采集。

如果之前收集过信息,还可以将历史信息批量导入到员工文件夹中,一键批量提醒员工“待办事项”,员工可以在线补充修改接收短信。 HR直接根据采集状态筛选出完成采集的员工,在线审核核实。 更新的数据信息可自动与人事系统同步,数据传输简单快捷。

方案合同_支付行业合同方案_合同能源管理方案/

合同内容“在线预审”,快速补充修改

在向员工发送合同前,HR可以在信息预审页面同时查看多个员工的合同内容信息,如职位、薪资、入职日期等,也可以手动修改信息。 审核通过后,即可开始批量发送服务,整个流程便捷高效。

合同能源管理方案_支付行业合同方案_方案合同/

02

HR无法提前收集人员信息

如何快速生成匹配合约?

当HR开展线下业务,参与人数较多,但无法提前获取人员信息,或者获取人员信息工作量大时,合同的发起就成为一个棘手的问题:

例如,企业在招聘兼职员工、志愿者、商场销售人员时,无法提前预知应聘者信息,或者没有专人在线维护人员信息,导致人员到达后无法快速签订合同。

针对类似情况,上上签推出了【代码上签】解决方案,让签约人扫描二维码自主填写信息,简化合同生成流程。

“签上码”阅读合同,省时省力

(1)对于标准文件,HR可以根据模板生成合同二维码;

(2) 打印二维码并粘贴到注册处。 值机人员到达时,无需排队等候输入信息。 只需扫描二维码,即可进入H5页面填写个人信息,然后查看并签订合同;

(3)HR人员还可以对扫码人员进行风险管控,控制后台扫码人员范围。 如果不是目标人群,扫描二维码后无法查看合同,减少误签风险。

方案合同_合同能源管理方案_支付行业合同方案/

03

当HR需要为一个签名加盖多个印章时

如何避免错封事件的发生?

签订合同时,需要在不同的合同文件中加盖不同的企业印章,但印章与文件的非自动化关联会导致HR操作体验不佳:

例如,对于单个员工的多份合同,企业内控要求在劳动合同上加盖公章,在员工手册上加盖人员专用章。 HR接到合同后,需要人工选择在哪份文件上盖什么样式的章,经常会发生盖错章的事件。

针对类似情况,上上签推出了【专用印章】解决方案,将印章与文件的匹配机制引入流程。

“专章”签字盖章

HR在初始化配置的时候,会锁定某个企业印章关联某个签名文档。 签收时,系统可自动选择设置的印章,减少人为失误,降低重新签收的概率。

04

合同、业务状况和员工方面的人力资源

如何精细化管理?

将合同发送给员工后,进入合同、业务、员工统一管理的流程。

HR需要快速了解合同签订进度,根据业务情况重新定义合同状态,根据需求调用查看员工合同等,但是以下几种情况给HR的日常事务带来了很多不便:

1、签约进度不详:

HR需要在员工入职后7天内完成合同的签订,但临近签约期限,员工还没有收到签好的合同。 如果不能在短时间内了解员工和中断签约流程的原因,可能会导致入职失败,员工受到批评。

2、生效合同不可撕毁无效:

合同已经签订,突然发现员工信息填写错误,需重新签订协议,但电子合同无法撕毁,原合同可能存在被滥用的风险.

3、无法直观显示业务进度:

HR在审核大量合同时,需要签下审核过且没有问题的那批合同。 但过程中可能插入了其他事务,忘记了之前的审核进度,重新审核费时费力。

4、员工合同提取耗时长:

到人社局办理手续时,需要一次性向社保局提供部分员工的合同,但按清单提取合同时,需要进行查找一张一张,费时费力。

针对类似情况,尚上签推出了全面的【标识管理】解决方案,细分【合同状态】,标识【业务进度】,批量管理【特征人员】。

“合同状态”可查,“无效”可控

HR将合同发给员工后,可以快速跟进进度,通过合同状态查看异常情况。

如果想加快员工签约速度,可以选择“签约状态”的合同,批量提醒员工; 如果合同已经签订,您可以批量存档下载“已完成状态”的合同; 如果合同被员工拒绝,可以在“拒签状态”统计原因是什么,方便内部统计分析。

合同已经签订,但HR发现内容信息有误或存在风险,需要重新签订。 可以立即为合同启动“作废”流程。 void 语句自动与合同相关联。 签署无效声明后,原合同将被标记为“无效”。

即使合同原件被错误提供给社保局或银行等第三方机构,也无需担心。 机构可在线扫描合同右下角二维码,快速查看合同是否“过期”。

方案合同_支付行业合同方案_合同能源管理方案/

根据“业务状态”,在合同上贴上颜色标签,直观分类管理

HR 可以使用“颜色标签”来标记业务进度。 选择合约并选择标签类型后,合约名称上方会出现彩色标签,类似于Mac电脑上文件的标签管理。 操作简单、直观、醒目。

例如,可以将审核通过的合同标记为“已审核”,然后进行批量签约; 有问题的合约可以标记为“需要修改信息”,然后进入重新发起流程; 24小时内即将签订的合同,可以标记为“24小时即将到期”。 》,进入员工监督流程。

使用标签标记业务状态,筛选标签快速批量处理同类业务。

方案合同_合同能源管理方案_支付行业合同方案/

“人员派遣记录”可追溯,“名单人员”可快速提取

员工文件夹实现以员工为维度的合同灵活管理。

如果HR想查看合同是否已经发送给员工,避免重复发送,可以在员工的“更多详情”下拉选项中选择合同发送记录,快速了解“发送状态”和“签约情况”进步”。 追溯多次续约员工的历史合同,还可以在同一页面查看历史合同明细,一键查看单份合同内容。

当合规部门、政府部门、审计部门等内外部机构需要对人事合同进行抽样审核时,HR可以批量输入上榜人员姓名或工号,一键下载打包所有人事合同,快捷方便,显着提升部门协作。

合同能源管理方案_支付行业合同方案_方案合同/

05

HR如何合理管控

签约阶段工作人员是否告知签约情况?

为了让合同签订过程顺利进行,HR需要让相关方知晓合同签订状态,但如果提醒机制不合理,很容易导致相关方体验不佳,例如:

1、员工通过短信接收合同并完成签约,但HR希望他们能在某个时间点查看系统中的合同,并分批完成签约,不想频繁收到短信干扰与目前的工作。

2、当员工拒绝签署发出的合同时,HR需要结合员工的经历,及时了解员工拒绝的原因,并进行进一步的沟通工作。

针对这种情况,上上签推出了【提醒服务】解决方案,升级体验。

批量“提醒设置”,企业自配置

独立配置后,HR可以开启不同的提醒服务,将数据采集、合同签订、复制、审批、完成的全过程整合到提醒机制中。 同时,发送合同的负责人、签订合同的HR、复印的经理、员工本人都可以控制是否及时提醒当前合同进度。

例如,合同被员工拒绝后,提醒HR人员合同被拒绝。 合同签订后,提醒HR和员工合同已经签订。 当然你也可以设置签约截止时间提醒时间,自定义通知时间,帮助HR在合同即将到期前快速处理该批合同文件。

合同能源管理方案_支付行业合同方案_方案合同/

“API提醒服务”,业务自主可控

在系统对接方式下,HR系统可以引入尚上签电子签的“提醒API服务”。 HR系统根据业务流程自定义提醒时间。 比如你每天10点定时提醒信息提交未完成的人员,你可以在每天10点调用提醒API服务,签名会自动发送信息随收藏要提交的链接。

合同能源管理方案_支付行业合同方案_方案合同/

API提醒服务,保障系统无缝对接,业务顺畅。