2023年11月18日

酒店会议协议合同及方案

作者 admin

酒店会议协议合同和计划

甲方:

酒店会议协议合同及方案/

乙方:主办方

甲、乙双方经友好协商,就乙方主办/代理甲方________会议达成如下协议,双方共同遵守。

1. 甲方主办的所有_________次会议均由乙方承办。会议地点为_________________________________会议时间________________________________________________________________。 主会场是_______________________

2、乙方提供以下会议服务:

1、礼仪与接待

2、会议交通

3、场地布置

4. 会议及餐饮安排

5、维持会议秩序

6、会议秘书服务

七、会议代表住宿安排

8、会议考察安排及夜间娱乐支持

9. 返程票务及车站接站服务

10. 经济援助。

■各项服务说明如下:

1、礼仪与接待

乙方提供____名小姐,在汽车站、火车站、机场分别安排____名小姐,设置标识(甲方提供企业或行业标识,乙方制作),指导甲方人员报到、安排业务乘车前往酒店酒店。 在您入住的酒店大堂设立专门的接待台(乙方负责设置),乙方将派一名工作人员协助甲方会务组成员办理代表签到、安排房间、分发会议指南(双方共同起草)、告知代表会议注意事项、准备会议目录。礼仪工作时间为_______________________________________至_____________________________,酒店接待人员工作时间为____________________________________________。 ______________日,乙方将提供接待热线,热线开通□国内长途、□国际长途。 经许可,乙方人员不得使用热线电话

2、会议目录的制作要求是:

版式为________,印刷颜色为____,文字为________纸,封面为________,产量____份,单价________,交货时间为____月____天前。 会议名录信息需于__________日前以________格式上传至________________网站。

3、会议发言材料制作:

版式为________,印刷颜色为____,文字为________纸,封面为________,产量____份,单价________,交货时间为____月____天前。

■会议交通

1. 车站接送

乙方根据实际需要,安排一辆空调大巴、一辆7人座面包车____、一辆5人座轿车,于_____日____小时至_________小时_______车辆前往_________机场(汽车站、火车站) )。 按照先到先得、统一交通的方式,安排代表前往入住酒店。 双方同意所有费用按照运输次数结算,结算标准见下表。 因甲方原因导致预留车辆空驶的,甲方需支付公交车_____元,面包车_____元,轿车_____元。 所有车辆的运行指令均由甲方签发并在出行单上签字。

车型行驶路线价格(元/趟) 备注

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送货费用与上述约定相同。 双方应于___月___前确认送站物品清单。 甲方应在签署本协议前告知乙方该部分费用的分摊方式(会务组缴纳或个人缴纳),并甲方确认:

下列人员由会务组派员到站,否则全部由个人承担。

甲方确认:送所有参会人员到站费用由会务组承担; 或将所有参赛者送至车站的费用由个人承担。

甲方确认会议期间有需要提前送机的人员,具体时间为_________________________________________________________________________________________________________________________________________ 时间。

2、会议交通

乙方须在____月___日___时至___月___日___时安排___座___座空调大巴和___五座小型货车___座车___至_____酒店,用于接会议人员至会场。 甲方(或乙方)负责通知、集合需要乘坐商务车辆的人员。 行程为(往返/单程,选择)。

_______月_____小时至___月___小时安排____辆空调大巴、___座7座面包车、___座5座轿车____车辆前往_____酒店,用于接会议人员前往聚会/宴会现场(地点: ________________________________)。 行程为(往返/单程,选择)。 费用按下表结算:

车型行驶路线价格(元/趟) 备注

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乙方于___月___日___时至___月___日___时提供______辆___吨的卡车,负责运输会议材料,行程为___至_______。 包括装卸,总费用为______元。

■会场布置

乙方应于_____________________________________________________________________________________________前预定场地并按甲方要求完成布置。

1、主席台要求____盆花,____彩色地毯,主席台主持绒,主席台上____个座位,背景为________材料,投影幕布要求(____×____),投影机要求____流明,配备带有激光笔(或可伸缩笔)、有线/无线麦克风____。 主席台备有茶杯(或瓶装矿泉水),一侧放置饮水机(提供瓶装矿泉水时无需饮水机)。 主席台配备一名电工和一名会议服务小姐。 双方确认:投影机由甲方提供、由甲方提供供乙方出租、由第三方提供。 租赁价格为____元/天,茶水供应和服务人员支持包含在场地租赁费用中。

2、场地布置乙方必须在____________日__点之前完成场地布置——U型、教室式、圆桌式、剧院式等可供选择,并安排不少于____个座位,包括前排row 的布局需要__________,每行之间的距离不应小于____厘米; 会场内应设置____固定摄影点,设置____饮水机,设置____小会议室,会议室内摆放桌椅不得少于____套。 会场悬挂____横幅,内容为______________________________。 场馆内外设有____信息/样品展示摊位。 双方确认:该展示架为新制作/租用的,规格为____×____×____,单价为____元/个。 饮水机由乙方免费提供,饮用水由甲方提供(乙方可代为提供)。

3、气氛支撑 乙方应于________________________________________________________________________________ ____日__时前完成____气球横幅的悬挂工作,规格为__________,场内/场外放置____个花篮。 同时,相关信息将在__月____________报纸预约________页上公布(内容由甲方提供)。

场地布置和气氛支撑的总费用为:____________元。

4、同声翻译系统乙方必须在__月__日__之前调试同声翻译系统并提供____通道翻译(语言为__________),甲方必须告知译员演讲的大致范围和特点,以及演讲的内容。说话者的国家和一般语言习惯。 乙方提供的译员必须在__月__日__之前熟悉翻译所需的专业领域。 进行同声翻译时,错误率不得超过2%。 甲方发言者的语速不得超过____节/分钟。

同声翻译支持总费用为:____________元。

■餐饮安排

双方确认会议期间参会人员就餐地点为____________酒店____________餐厅和____________餐厅。 其中,能吃中餐的人数不少于___人,能吃西餐的人数不少于___人,能吃清真菜的人数不少于___人。人们。 早餐餐费标注为___元/人,正餐(中餐、正餐)餐点标注为___元/人,宴会餐食标注为___元/人,早餐、正餐及宴会餐(含西餐和正餐)穆斯林食品)膳食)食品参见附件(食谱)。 会议提供的餐饮不含酒类(或含有酒精),时间为___月___日___餐至___月___日___餐,其中___月___日___餐为宴会餐。 参会人员凭_________证书(或餐卡)即可用餐。 早餐为自助餐(或团餐)形式,主餐为餐桌式(或自助餐)团餐。 具体用餐时间由乙方制定并通知甲方参会人员。

商务考察的餐食需另外付费。

■宴会餐/商务酒会要求

时间:___月___日___小时至___月___日___小时

规模:

内容:

(1)自助餐/桌宴

(2)语音系统

(3)娱乐节目

(4)服务/交通

餐饮总费用为:______元。

■其他服务安排

维持会议秩序

为便于会议保密和正常举行,双方确认将于____月___日至___月___日在________会议室设置___工作人员,工作人员由甲方/乙方指定/ 委派,主要职责是验证进入会场人员的身份。 所有进入场馆的人员必须出示______证件。 该服务费用______元/免费。

会议秘书服务

双方确认乙方将在会议期间为甲方提供以下服务:

(一)速记员姓名为___,工作时间为___。

(2) 翻译人员有____名,工作时间____。其中,英文姓名___________,日文姓名___________,德文姓名___________

(3) 会议参加人员为______名,工作时间为______。

(4) 保健医生有______名,工作时间为______。

(5) 摄影师姓名为______,工作时间为。 记录介质为______,规格为______,后期编辑由乙方/甲方完成。

(6) 旅游顾问有______名,工作时间______。

(七)签约司仪(礼仪)为___,工作时间为______。

(8) 其他——标牌制作、___区块、内容_______________、放置位置_______________。

上述会议秘书服务费用合计为______元。

■会议考察及晚间娱乐活动的安排

1、会议考察 双方确认甲方参会人员将在会议期间进行业务考察。 路线及行程如下:

1号线

D1:

D2:

人数:______人

2号线

D1:

D2:

人数:

总人数为:______人

车辆要求:

乙方提供旅游责任险、专业导游、陪同人员

成本:

2. 夜间娱乐安排

双方确认,如甲方人员在会议期间举办各类酒会或社交聚会,由乙方负责代理安排。 该部分费用由甲方/或参赛者直接支付。

具体方案见附件。

■返程票服务及车站接站服务

双方确认甲方人员回程由会议组织安排/参会人员费用自理。 乙方提供往返机票代办服务(咨询预订柜台设在入住地点酒店大堂,时间为___月___月___时至___月___时):

1、机票明码实价,不收取服务费,免费将机票送到酒店;

2、火车票面价,每人40元服务费,免费送至酒店;

3、快巴票价相同,免收服务费,并免费将车票送到您的酒店;

4、船票为票面金额,免服务费,船票免费送到您入住的酒店;

乙方在车站提供送行服务:(时间___月___日___时至___月___日___时)

■住宿安排

双方确认,甲方共预订______间客房,其中_____酒店___标准间(______元/间)、商务套房___间(______元/间)、行政套房___间(______元/间); ________酒店___级标准房______间(______元/间)、商务套房___间(___元/间)、行政套房___间(______元/间)。

基于参加人数的一定灵活性,双方同意乙方预订___间至___月___号,其中包括___间标准间和___间套房。 截至___月___日,甲方实际使用房间数低于预订房间数的,按预订房间数结算,超出部分按实际金额结算(总房数的10%以内)预订)。 乙方承诺,如果房间使用量超过预订价格,部分按照预订价格计算。 ___月___日___小时后,按实际客房使用情况计算。

所有房间的使用时间为___月___至___月___日___小时。 甲方人员如需在___月___日___后继续使用客房,可提前通知乙方。 乙方可以与酒店协商,尽量(但不保证)按约定价格结清款项。

双方确认,乙方须于____月____日时间前领取酒店房间钥匙卡,并按甲方指定的清单登记并分配房间,同时完成入住登记。

■财务咨询

经济援助(本规定适用于非一次性收取会议费用的组织)

双方确认,甲方参会人员签到时,乙方将提供___财务人员协助甲方收取会议费用,提供验钞设备,并协助甲方人员统计、核实相关应收款项。

其他协助乙方在自有网络上发布会议通知信息,制作回执单供甲方相关人员下载填写,并指派固定人员收集回执信息并定期向甲方汇报。 这项服务是免费提供的。

3、双方确认以上预订及服务均为不可撤销的协议。 本协议自双方签字盖章并甲方按照本条款支付预订费后立即生效。 甲方应在协议生效后___个工作日内支付______元人民币作为保证金。

变更和会计原则

1、甲方确认,除非发生以下情况,甲方无理由取消或变更本协议——如取消或变更,乙方有权要求甲方支付因取消或变更而造成的预期损失。变更为乙方:

◇ 战争或政治事件;

◇ 甲方进入破产程序;

◇ 甲方主体进入重组变更程序;

◇ 由于政策或法律变更而无法举行会议。

2、甲方可以在预定期限内变更会议时间,但变更通知必须在预定期限前___天送达乙方。 乙方应在收到甲方通知后___个工作日内向乙方(□传真□电子邮件)发送(□公函)回执确认。 甲方收到乙方的确认文件后,即表示双方已就变更见面时间达成一致。 除会议日期外,双方之间的协议不会改变。

3、乙方服务的变更除非出现以下情况,乙方无权变更服务——

◇ 乙方签约的下游服务商发生破产、停业或法律规定的其他不可抗力的服务中断事件,乙方更换的下游服务商不能满足甲方的要求;

◇ 集合地点发生重大自然灾害(含急性传染病);

◇ 聚会场所发生重大政治事件(包括政府征用聚会场所)

若非上述原因,乙方要求变更服务,乙方将赔偿甲方因服务变更而造成的预期损失。 当本条款所列事项发生时,乙方应尽快书面通知甲方,并在甲方收到通知后制定变更方案供甲方选择——乙方保证变更后的服务不逊色到原来的协议级别。

本着友好合作的精神,双方同意通过协商解决一切变更。 同时,双方同意:

◇甲方变更或取消会议的,应在协议生效后会议正式召开前1个工作日通知乙方。 除乙方支付的费用外(从甲方预付款中扣除,乙方有权要求甲方补足不足部分,乙方同意将超出部分退还给甲方),且乙方有权要求甲方补足不足部分。 B放弃对预定收入的索赔;

◇如果甲方变更或取消会议的决定在会议前___天通知乙方,则甲方应支付乙方预期收益的______%,且不退还预付款;

◇若甲方在会议前___天通知乙方变更或取消会议的决定,甲方应支付乙方预期收益的100%,预付款不予退还;

◇如乙方因本条款以外的原因要求变更或取消服务,乙方必须在会议前___天通知甲方,并全额退还甲方预付款;

◇乙方因本条款规定以外的原因要求变更或取消服务,乙方在会议前___天通知甲方,甲方须向甲方支付本协议总金额的______%除退还甲方预付款外; 甲方须在___天前通知,乙方须全额支付。

4、双方同意本协议规定的服务及费用计算原则如下

◇ 住宿、餐饮、车辆——按约定标准结算。 基于可以理解的原因,允许总实际费用下降5%,即甲方要求的服务低于预订金额的95%,则按95%结算; 高于95%的,按实际服务费用结算。

◇ 除协议规定的服务总额外,乙方同意按照约定的标准提供服务预留空间,但不超过总额的5%(指单项服务)。 若甲方需要超出预定服务的,可享受约定标准5%以内的服务,乙方将尽力但不保证为超出部分提供约定标准的服务。

◇ 双方确认所有服务费用将于___月___前经双方核算批准,甲方保证一次性将款项支付给乙方——超过约定期限的,乙方有权要求甲方缴纳滞纳金——标准为总额的0.5%,按日计算。

5、仲裁双方同意,如对本协议的执行发生争议,首先通过协商解决; 协商不成,双方申请仲裁。 仲裁地点为 。

六、效力 本协议经双方签字盖章并甲方支付规定的预付款后生效。

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